כל מה שחשוב לדעת על ניהול חשבונות לעסק קטן

הנהלת חשבונות מסייעת לבעלים, למנהלים, למשקיעים ולבעלי עניין אחרים, להעריך את הביצועים הפיננסיים של העסק. הנהלת חשבונות מספקת מידע חיוני, כמו: עלות ותשואה, רווח והפסד, התחייבויות ונכסים. מידע זה חיוני לניהול העסק, להליך קבלת החלטות, לתכנון התהליכים ולבקרתם.

המטרה העיקרית של החשבונאות בעסק היא לרשום את העסקאות הפיננסיות בספרי החשבונות, על מנת שאפשר יהיה לזהות, למדוד ולדווח מידע פיננסי נדרש בכול עת. יתר על כן, רשויות המס מחייבות את העסקים לנהל ספרים העוקבים אחר ההכנסות וההוצאות של העסק.

מהן המטרות של החשבונאות? 

החשבונאות, שנקראת גם ׳שפת העסקים׳, היא אמצעי להעברת מידע פיננסי למשתמשים שונים לצורך קבלת החלטות מושכלות. 

המטרות העיקריות של החשבונאות הן:

– תיעוד העסקאות

התפקיד העיקרי של הנהלת החשבונות, המנוהלת לרוב על ידי איש מקצוע, בוגר לימודי ראיית חשבון, הוא להבטיח רישום שיטתי, מדויק ומלא של כל העסקאות הפיננסיות המבוצעות בעסק.

רשומות אלה הן למעשה עמוד השדרה של מערכת הנהלת החשבונות, אשר מאפשר למנהלים לשחזר ולהציג את העסקאות שהעסק ביצע, בכל פעם שיידרשו לכך.

– בניית תקציב

חשוב לתכנן את הדרך בה יוקצו המשאבים המוגבלים של העסק כדי שיוכל להשיג את מטרותיו, כולל:

• שכר עבודה
• עלויות ציוד
• ומזומנים

בניית התקציב היא מרכיב חשוב בניהול העסקי. התכנון והתקצוב מאפשרים לעסק לתכנן מראש את ציפיות העסק מבחינת הצרכים והמשאבים. זה גם יאפשר ליצור תיאום בין המחלקות השונות בעסק.

– הליך קבלת ההחלטות

הנהלת חשבונות מסייעת במגוון תהליכי קבלת החלטות, ומסייעת לפתח מדיניות להגברת היעילות של התהליכים העסקיים. 

דוגמאות להחלטות המבוססות על מידע חשבונאי:

• המחיר שיש לגבות עבור המוצרים או השירותים.
• המשאבים הדרושים לייצור המוצרים או השירותים הללו.
• מקורות מימון וניצול הזדמנויות עסקיות.

– התפקוד העסקי

הדוחות החשבונאיים מאפשרים למנהל העסק לקבוע את רמת הביצועים של העסק. הדוחות הכספיים מהווים מקור אמין למדידת מדדי הביצועים העיקריים. לפיכך, הם גם מאפשרים להשוות בין המצב העכשווי למצב העסק בשנים קודמות, או להשוות בין ביצועי העסק לביצועי המתחרים.

– המצב הפיננסי

הדוחות הכספיים שנוצרו בסיום המחזור החשבונאי משקפים מספר נתונים, כמו: 

• מצבו הפיננסי של העסק באותו זמן.
• ההון שהושקע.
• הכספים בהם השתמש העסק.
• הרווח וההפסד.
• הנכסים בבעלות העסק.
• ההתחייבויות של העסק.

– מזומנים ונזילות

אחת הסיבות השכיחות לכישלונם של עסקים קטנים נעוצה בניהול לא נכון של מזומנים. הנהלת חשבונות מסייעת לקבוע את מצב נזילות העסק, תוך התייחסות למזומנים ולמשאבים נזילים אחרים, העומדים לרשות העסק לצורך פירעון התחייבויות כספיות.

מידע זה מאפשר לגלות את צווארי הבקבוק בעסק ומפחית את הסיכון להגיע לפשיטת רגל.

– מימון

החשבונאות מסייעת להכין הן את הרשומות הפיננסיות ההיסטוריות והן את התחזיות הפיננסיות, הנדרשות להצגה בעת הגשת בקשה להלוואה או לצורך הבטחת השקעה בעסק.

– שליטה ובקרה

כאשר החשבונאות מציבה מערכות בקרה פנימיות ברחבי העסק, היא מסייעת למנוע הפסדים שעלולים להיגרם כתוצאה מ-:

• גניבה
• הונאה
• טעויות
• נזק
• התיישנות
• ניהול כושל

מערכות הבקרה הפנימיות יכולות להגן על נכסי העסק ולמנוע הפסדים בטווח הארוך.

– דרישות החוק

לפי החוק, עסקים מחויבים לשמור על רישום פיננסי מדויק של העסקאות שלהם ולשתף את הדוחות הפיננסיים עם בעלי המניות, רשויות המס והרגולטורים השונים. הדוחות הפיננסיים נדרשים גם לצרכי הגשת דוחות כספיים לרשויות המס.

חשבונאות – למה היא חשובה?

הנהלת חשבונות כרוכה באיסוף כמויות אדירות של נתונים, וארגון המידע כך שהנהלת העסק תוכל לפרש אותו בקלות. 

לעתים, זה מפתה לנהל בעצמכם את כספי העסק הקטן שלכם, אבל עניינים כספיים יכולים להיות רגישים והם דורשים טיפול מקצועי מנוסה. רואה חשבון מקצועי מסייע לבעל העסק לקבל החלטות תקציביות מושכלות, תוך הקפדה על דרישות החוק.

ניהול חשבונות מקצועי מציע מספר יתרונות, לדוגמה:

• ניתוח הנתונים הפיננסיים וקביעת התחומים הדורשים שיפור (זה חיוני לבריאות העסק לטווח הארוך).
• עריכת דוחות כספיים המבוססים על עקרונות החשבונאות המקובלים.
• קבלת ייעוץ מותאם אישית המבוסס על צרכי העסק הייחודיים שלכם.