מדפסת משולבת וגם מכונת צילום מתקדמת הן כבר מזמן לא "עוד" ציוד משרדי. הן מרכז התקשורת של הארגון: הדפסה, צילום, סריקה, פקס וניהול מסמכים דיגיטליים ממכשיר אחד. בחירה חכמה בציוד הנכון משפיעה ישירות על פרודוקטיביות, זמינות המשרד והוצאות התפעול.
ביזמקו מדפסות מבינים שכל משרד עובד בקצב שונה, עם נפחי הדפסה, רמת אבטחה וצרכים תפעוליים ייחודיים. לכן החברה משלבת בין מכונות צילום ומדפסות משולבות מתוצרת KYOCERA יפן לבין מערך שירות מקיף: התקנה, תמיכה טכנית, תחזוקה שוטפת, פתרונות תוכנה ואבטחת מידע.
אם אתם חווים תקלות חוזרות, איכות הדפסה לא רציפה או עלויות טונר מפתיעות, ייתכן שהגיע הזמן להתאים מחדש את מערך ההדפסה. בהמשך נסקור את האתגרים הנפוצים במשרדים, את הפתרונות שמציעה יזמקו, את היתרונות של מדפסת לייזר צבעונית משולבת, ונציג checklist קצר לבחירת מכונה נכונה.
האתגרים המרכזיים בניהול מכונת צילום במשרד
תקלות והשבתות בזמן הלא נכון
רבים מכירים את הרגע שבו מכונת הצילום נתקעת בדיוק לפני פגישה עם לקוח או הגשת מכרז. מכונה אחת שמושבתת עלולה לשתק מחלקות שלמות, ליצור תורים, לעכב חתימות ולפגוע במוניטין מול לקוחות וספקים.
כאשר אין גיבוי, שירות איטי או חלקי חילוף לא זמינים, כל תקלה קטנה מתארכת לכדי עצירה ממשית בעבודה. לעיתים המכונה "עובדת", אבל תקיעות נייר, אזהרות חוזרות או איכות הדפסה ירודה מאלצות הדפסה חוזרת ובזבוז זמן של עובדים.
עלויות תפעול גבוהות וחוסר שליטה
מחיר הרכישה הוא רק חלק מהסיפור. טונרים, תוף, בליי, חלקי חילוף, ביקורי טכנאי והפסקות עבודה מצטברים לסכומים גבוהים. ללא מעקב מסודר אחרי נפחי הדפסה, ארגונים מגלים בדיעבד שהוצאות ההדפסה חורגות בהרבה מהתקציב המקורי.
בנוסף קיימות הוצאות "שקטות": הדפסות פרטיות של עובדים, הדפסות כפולות, שימוש מיותר בצבע כשאפשר שחור לבן, ואי ניצול של הדפסה דו צדדית. בלי מערכת ניהול ונראות מלאה קשה לזהות איפה אפשר לחסוך.
שירות איטי, חוסר תיאום וספקים רבים מדי
משרד שמנהל ציוד דרך כמה ספקים מקבל לעיתים "מגרש אחריות" מסובך: ספק אחד למדפסות, שני לרשת, שלישי לחלקי חילוף. בכל תקלה מתחילים לברר מי אחראי ולמי לפנות, בעוד שהעבודה נעצרת.
כאשר מוקד השירות אוטומטי, זמין חלקית או שאינו מחזיק טכנאים מספיקים באזור, זמני ההמתנה מתארכים. אם הטכנאי מגיע בלי חלקי חילוף מתאימים, התקלה נמשכת לביקור נוסף. בזמן הזה העובדים מאלתרים פתרונות ומאבדים שעות עבודה יקרות.
אבטחת מידע ושקיפות מחירים
מכונות צילום מתקדמות שומרות בזיכרון מסמכים שנסרקו והודפסו. ללא הצפנה, מחיקה מאובטחת ובקרת גישה, חומרים רגישים עלולים לדלוף. בנוסף מסמכים רגישים שמודפסים ונשכחים במגש ההדפסה עלולים להגיע לעיניים לא נכונות.
גם במחירים קיימת לעיתים חוסר שקיפות. הצעה ראשונית שנראית אטרקטיבית מתרחבת בהמשך לחיובים על טונר מקורי, ביקורי טכנאי, שירות מחוץ לשעות העבודה וסעיפים נסתרים בחוזה. כך נוצרת תחושת תלות וחוסר שליט
איך לבחור מכונת צילום המתאימה למשרד
הגדרת נפח שימוש וסוג מסמכים
הצעד הראשון הוא להעריך בכמה דפים אתם משתמשים בחודש ומה האופי שלהם: חוזים, חוברות, מסמכים דו צדדיים, חומרים שיווקיים צבעוניים ועוד. משרד שמדפיס 3,000 דפים בחודש זקוק למכונה אחרת מארגון שמפיק 60,000.
כדאי למפות גם מי משתמש במכונה: האם יש תחנות עבודה רבות שמדפיסות מרחוק, עמדת דלפק שירות לקוחות, או שימוש אינטנסיבי במחלקת הנהלת חשבונות. כך אפשר למקם את המכונה נכון ולתכנן הרשאות.
מהירות, איכות וצבע
מכונות נמדדות בדפים לדקה, אך חשוב לבדוק גם זמן להתחממות וזמן להוצאת הדף הראשון. משרד שמדפיס מסמכים קצרים לאורך היום יעדיף מכונה שמתעוררת מהר, ולא רק כזאת שמדפיסה מהר בקבצים גדולים.
למסמכי טקסט פשוטים מספיק בדרך כלל 600 DPI, אבל לחוברות שיווק או מצגות רצוי 1200 DPI וצבע איכותי. אם רוב העבודות בשחור לבן, ייתכן שכדאי לבחור מכונת שחור לבן ולהוסיף נקודת צבע אחת ייעודית לצרכים שיווקיים.
סריקה, דיגיטציה ואבטחת מידע
מכונת צילום מודרנית צריכה להקל על המעבר למסמכים דיגיטליים. יכולת סריקה ישירה למייל, לתיקייה משותפת או לענן, יחד עם OCR שיוצר קבצי PDF ניתנים לחיפוש, חוסכת זמן רב בעבודה משרדית.
במקביל יש לוודא קיומן של שכבות אבטחה: הצפנת המידע בדיסק הפנימי, מחיקה מאובטחת של מסמכים, הדפסה מאובטחת בקוד אישי ורישום שימוש לפי עובד. במשרדי עו"ד, רו"ח, מרפאות וגופים פיננסיים זה כבר צורך בסיסי.
קישוריות, עלות כוללת ושירות
בדקו שהמכונה תומכת ברשת קווית ואלחוטית, בהדפסה ממכשירים ניידים ובשיתוף פעולה עם שירותי ענן נפוצים. כך העובדים יוכלו להדפיס ולסרוק מכל עמדה בלי צורך בהתקנות מסובכות.
לצד זאת חשוב לבחון את העלות הכלכלית האמיתית: מחיר טונרים, תוף, חלקים מתכלים, חוזי שירות וצריכת חשמל. פתרונות כמו תוף קרמי ארוך חיים של KYOCERA יכולים להוזיל משמעותית את עלות הדף לטווח של 3 עד 5 שנים.
לבסוף השירות הוא הגורם שמכריע. ללא מוקד זמין, טכנאים מקצועיים ומלאי חלפים, גם המכונה המושקעת ביותר לא תעמוד בקצב העבודה. כדאי לבחור ספק שמתחייב לזמני תגובה ברורים ומציע מכונה חלופית במקרה הצורך.
סיכום וצעדים הבאים עם יזמקו
מכונת צילום או מדפסת לייזר משולבת צבעונית משולבת הן תשתית מרכזית בניהול מידע במשרד. בחירה נכונה בציוד, בשילוב שירות מקצועי, מונעת תקלות, מקצרת תהליכים וחוסכת עלויות משמעותיות לאורך זמן. מכונות KYOCERA, יחד עם מערך השירות של יזמקו, תוכננו בדיוק למטרה זו.
יזמקו פועלת מעל 50 שנה בתחום המיכון המשרדי ומייצגת רשמית את KYOCERA בישראל. החברה מספקת ציוד הדפסה וצילום, פתרונות מחשוב עסקי ומשקאות למשרד, כך שניתן לרכז את כל צורכי המשרד אצל ספק אחד שמכיר אתכם לעומק ומלווה אתכם לאורך זמן.
אם אתם רוצים להעמיק בדגמים השונים של מדפסות ומכונות צילום או לבדוק אפשרויות של מדפסות לייזר צבעוניות משולבות, תוכלו למצוא מידע טכני מפורט ודפי מוצר באתר יזמקו. בבלוג המקצועי מחכים לכם מדריכים, טיפים והשוואות שיעזרו לכם לקבל החלטות מושכלות.
להתייעצות אישית, קבלת הצעת מחיר או תיאום ביקור באתרכם, ניתן לפנות דרך עמוד צור קשר. צוות המומחים של יזמקו ישמח לנתח יחד אתכם את צורכי ההדפסה והצילום, להמליץ על פתרון מתאים ולהבטיח שמערך המשרד יעבוד בצורה חלקה, יעילה ורווחית לאורך שנים.
